Tout savoir sur le coffre-fort numérique
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour
bulletin de paie ?
Un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique, est un espace dédié sur internet personnel et sécurisé. Il est mis en place par les employeurs afin mettre à la disposition de leurs salariés un outil simple et facile pour la gestion des bulletins de paye.
En tant que dirigeant, Responsable RH, ou gestionnaire de paye, vous pouvez déposer dans le coffre-fort numérique les bulletins de paye.
Chaque salarié aura ses propres identifiants et mot de passe, et pourra ainsi consulter, organiser et archiver ses documents numériques comme il le souhaite sur un seul outil.
Le coffre-fort électronique n’est pas seulement un espace de stockage à distance. Il permet surtout de garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient.
Par exemple les fiches de paye, représentent des données personnelles extrêmement sensibles.
Il faut donc s’assurer d’avoir un niveau de sécurité maximal.
Pour cette raison, toutes les données stockées dans ce type de solution doivent être chiffrées numériquement.
Que dit la loi ?
L’un des piliers de la Loi EL-Khomri est l’autorisation pour les employeurs de remettre un bulletin électronique à leurs salariés.
Cependant le bulletin de paie dématérialisé doit respecter certaines conditions :
- Informer vos salariés
Si l’entreprise souhaite supprimer le bulletin papier et le remplacer par un bulletin de paie numérique, vous devez prévenir les salariés au moins 1 mois à l’avance.
- Garantir la confidentialité des bulletins électronique
L’employeur a l’obligation de transmettre les bulletins de salaire dématérialisés dans des conditions qui garantissent l’intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document. Pour cela, les bulletins peuvent être conservés au sein d’un coffre-fort électronique qui garantira des documents d’origine n’ayant subi aucune modification.
- Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
Le bulletin de paie dématérialisé doit être accessible et disponible pour le salarié une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans..
Pour quelles raisons utiliser un coffre-fort électronique pour ses
bulletins de paie ?
- Pour sécuriser les bulletins de paye de vos salariés
Comme vu précédemment un coffre-fort numérique est utilisé pour plus de sécurité.. Cette solution hautement sécurisée permet de protéger les données sensibles de vos salariés.
Le coffre-fort électronique pour bulletin de paye garantit l’intégrité, la protection et la confidentialité des bulletins de paie de vos collaborateurs.
La protection est garantie grâce à des techniques de cryptage qui permettent de chiffrer les documents. Ce qui signifie que le bulletin de salaire est rendu illisible pour toute personne n’étant pas habilitée à le consulter.
Les risques de vol, de falsification, de perte et de destruction sont ainsi évités. Cela assure aussi la valeur juridique des bulletins de paie numérisés.
- Pour accroitre la productivité de vos RH
Dans un service de ressources humaines, certaines tâches sont parfois longues et fastidieuses. Une fois la paie effectuée et les DSN déposées, la gestionnaire de paye va devoir :
- Editer le bulletin
- Le mettre sous pli
- Distribuer le bulletin soit en y ajoutant un timbre, soit en lui donnant en main propre
- Le classer
- Puis l’archiver
= environ 2,3 € pour la production d’un bulletin de paie papier standard
Avec un coffre-fort électronique, le processus de remise du bulletin de paie est considérablement accéléré.
Concrètement, il suffira d’un seul clic à votre RH afin de déposer l’intégralité de ses bulletins sur le coffre-fort (si elle utilise notre logiciel de paye !)
Une fois déposé, le salarié sera prévenu par mail et pourra aller récupérer son bulletin sur son espace dédié.
Le gain de temps est donc considérable pour vos gestionnaires de paye et RH.
- Pour diminuer l’empreinte écologique
Votre entreprise contribuera à la transition écologique grâce à la réduction des impressions et de l’utilisation de consommables tels que le papier, les cartouches d’encre, les enveloppes, etc.
L’envoi des bulletins par mail ne respecte pas l’un des piliers fondamentaux de la loi El-Khomeri : Garantir la confidentialité des bulletins électronique.
Puisque lors de l’envoi par mail du bulletin de paye, aucun cryptage ni chiffrage des données n’est appliqué sur ces derniers.
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